Tomei conhecimento de um caso bastante comum sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Um contador amigo enviou-me seguinte pergunta:

“Meu cliente recebeu uma mercadoria com o DANFE. Ele já revendeu o produto e me enviou o DANFE para contabilização. Quando fomos conferir, a nota fiscal eletrônica relativa a esse DANFE está com a situação ‘denegada’. O que devemos fazer?”

Para responder ao meu amigo, comecei pelo básico:

Nota Eletrônica é “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).

E o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, “uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:

    * conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
    * acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
    * auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
    * colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).

 

Enfim, DANFE é DANFE, nota é NF-e.

A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo, gerado em algum computador, com os dados exigidos pela legislação e em formato XML – uma espécie de arquivo texto mais evoluído. Para transformar o arquivo em documento, com validade jurídica, ele deve ser assinado utilizando o certificado digital do emissor – conforme a Medida Provisória 2.200-2 de Agosto de 2001.

Contudo, este arquivo assinado ainda não é um documento fiscal. Para tal, ele deve ser autorizado pelo fisco estadual – secretarias de fazenda (SEFAZ) e correlatas (SET, SEFIN, SEF, SEFA, etc).

A SEFAZ recebe o XML assinado, realiza uma breve validação e disponibiliza um protocolo de autorização de uso da NF-e. Tudo isto via internet. Nota a nota.

 

Rejeição de Notas Fiscais Eletrônicas

“Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamentodo emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.

Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados noManual de Integração – Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e.”  (Fonte: Portal Nacional da NF-e).

Desta forma a NF-e rejeitada pode ser gerada, assinada e transmitida novamente. Sem grandes problemas. O inconveniente é que, enquanto não houver autorização de uso, a mercadoria não pode circular. Afinal, não há documento fiscal válido.

Os bons softwares de emissão de NF-e não permitem a impressão do DANFE sem a autorização de uso do documento eletrônico. Esse procedimento evita erros graves.



Documento fiscal denegado

“A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status ‘Denegado o uso’, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. (Fonte: Portal Nacional da NF-e).



Voltando ao caso

Resumidamente, o cliente do meu amigo contador comprou uma mercadoria sem documento fiscal hábil e de uma empresa com a situação fiscal irregular.

 

Várias perguntas, uma resposta:

    * Como o fornecedor conseguiu imprimir o DANFE sem que a NF-e tivesse autorização?
    * Por que o fornecedor não enviou o documento fiscal válido (XML da NF-e) para o destinatário?
    * Como o comprador recebeu a mercadoria sem documento hábil?
    * Por que o comprador não exigiu o enviou o documento fiscal válido (XML da NF-e) do fornecedor?

Resposta: Ou era esta a intenção ou foi negligência.

 

Se não foi intencional, por que negligência?

    * “O  emitente da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML daNF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda, Inciso I;” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).
    * “Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo ‘visualizador’, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e). Ou utilizar algum software que faça isto automaticamente.
    * “O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código ’55’ na escrituração da NF-e para identificar o modelo.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).
    * Por fim, a “empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica ao Portal Nacional da NF-e ou à SEFAZ da circunscrição do contribuinte emitente. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das NF-e de entradas a partir da digitação dos DANFE.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).
 

E agora? Como arrumar a bagunça?

Graças ao criterioso contador, que conferiu o DANFE no Portal da NF-e, os contribuintes podem agir antes da autoridade fiscal – que, cedo ou tarde, agiria devido às inconsistências que seriam apontadas no cruzamento dos dados de NF-e com Sintegra, SPED e outros.

Perguntei à diversas autoridades fiscais qual deve ser o procedimento que os contribuintes devem adotar. As respostas estão transcritas abaixo. Mas, nas entrelinhas, há uma mensagem: auto-denúncia.

“A mensagem recebida indica que esta empresa possui alguma pendência com relação ao cadastro da DECA. Sugerimos que compareça ao Posto Fiscal da sua jurisdição para regularizar a situação e receber as orientações quanto aos procedimentos a serem adotados.” (SEFAZ/SP)

“Conforme parecer da consultoria responsável, informamos que V.S.ª deverá se dirigir à Delegacia Fiscal da circunscrição do estabelecimento para regularizar a situação (os endereços estão disponíveis através do link http://www.fazenda.mg.gov.br/secretaria/enderecos/delegacias.html ).” (SEF/MG)

“Denegação de Uso indica irregularidade fiscal pelo lado da empresa emitente, quem recebe esta nota deve entrar em contato com a empresa que emitiu, e solicitar que resolva a situação, o emitente deverá entrar em contato com o plantão fiscal da sua região. “ (SEFAZ/RS)

 

“O fornecedor deverá enviar uma NF-e autorizada, sanando o problema que gerou tal denegação, inclusive para regularização do estoque, pois a mercadoria entrou no estabelecimento sem documentação fiscal. A NF-e denegada não poderá mais ser utilizada.” (SET/RN)

 

“A SEFAZ poderá denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status ‘Denegado o uso’, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. No caso citado o estabelecimento adquirente deverá contatar o seu fornecedor para que ele regularize sua situação cadastral perante o fisco e logo em seguida solicitar que o mesmo envie uma nova NFe devidamente autorizada, referenciando a anteriormente denegada.” (SEFAZ/CE)