Neste contexto, é fundamental a boa organização e gestão das rotinas trabalhistas, lidando-se da forma mais eficiente possível com todas as leis que devem ser cumpridas.

Contudo, é fato que a legislação trabalhista brasileira é complexa e, portanto, ter conhecimento das leis pode ser um bom começo para alcançar mais produtividade.

Tomem-se os prazos que as empresas devem cumprir, por exemplo. Entre admissões, contratações, afastamentos e todas as outras rotinas trabalhistas ocorrendo simultaneamente no dia-a-dia, é fácil se perder em meio a tantas regras.

De maneira simples e acessível, conheça abaixo 10 prazos da legislação trabalhista para facilitar o cotidiano da sua empresa.

1 – Prazo para assinatura e entrega da CTPS

A começar pela admissão, a empresa tem 48 (quarenta e oito horas) depois de receber a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) para fazer as devidas anotações.

Se extrapolar esse prazo e retiver o documento por mais tempo, ficará sujeita a multa de valor igual à metade do salário-mínimo regional.

2 – Prazo para anotação no livro de registro

Além de anotar a CTPS, a empresa deve até o dia anterior ao início das atividades registrar o trabalhador em livro, ficha ou sistema eletrônico específico.

Esse registro deve ser sempre individualizado e conter informações como nome, data de nascimento, filiação, naturalidade, número e série da CTPS, número do Programa de Integração Social – PIS ou do Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público – PASEP, data de admissão, cargo e função, remuneração, jornada de trabalho, dentre outras.

Ele também deve ser atualizado ao longo do contrato de trabalho e obedecer a numeração sequencial por estabelecimento.

3 – Prazo para realização dos exames médicos

Ainda antes que o trabalhador assuma suas atividades, deve ser realizado o exame médico admissional. Esse exame busca assegurar o bom estado de saúde físico e mental do novo funcionário para exercer a função a que será destinado e é realizado por um médico do trabalho.

Periodicamente, ao longo do contrato de trabalho, é necessário ainda que sejam realizados exames médicos, no mínimo: (i) anualmente para empregados menores de 18 (dezoito) anos e maiores de 45 (quarenta e cinco) anos de idade e (ii) a cada dois anos, para os trabalhadores entre 18 (dezoito) anos e 45 (quarenta e cinco) anos de idade.

Se as atividades forem de riscos ou implicarem o desencadeamento ou agravamento de doença ocupacional, ou, ainda, se algum empregado for portador de doença crônica, os exames deverão ser repetidos no mínimo: (i) a cada ano ou a intervalos menores, a critério do médico encarregado, ou se notificado pelo médico agente da inspeção do trabalho, ou, ainda, como resultado de negociação coletiva de trabalho; (ii) de acordo com periodicidade especificada para os trabalhadores expostos a condições hiperbáricas (sob ar comprimido).

Também se exige um novo exame médico no primeiro dia do retorno ao trabalho após ausência por período igual ou superior a 30 (trinta) dias por motivo de doença ou acidente de natureza ocupacional ou não, ou parto.

Ainda, se durante o contrato de trabalho houver alteração da função, antes que a mudança se efetive, a empresa deve realizar um novo exame médico.

Enfim, na rescisão, a empresa deve cumprir o prazo do exame médico demissional, que vai até a data da homologação, e somente será necessário se o exame periódico não tiver sido realizado há menos de 135 (cento e trinta e cinco) dias para as empresas com grau de risco 1 e 2, e há menos 90 (noventa) dias para as empresas de grau de risco 3 e 4.

O grau de risco é definido em uma lista da Norma Regulamentadora n. 4, segundo a relação da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE.

4 – Prazo para o pagamento do salário

A empresa deve pagar o salário, quando o pagamento houver sido estipulado por mês, até o 5º dia útil ao mês subsequente ao último mês trabalhado.

5 – Prazo para pagamento do 13º salário

O 13º salário, também denominado gratificação natalina, garante que o trabalhador receba o correspondente a 1/12 (um doze avos) da remuneração por mês trabalhado. Ou seja, consiste no pagamento de um salário extra ao trabalhador no final de cada ano.

A empresa deve realizar o seu pagamento em 2 (duas) parcelas a cada ano, sendo a primeira em qualquer momento entre 1º de fevereiro e 30 de novembro, e a segunda até 20 de dezembro.

6 – Prazo para pagamento das férias e do abono

Anualmente a empresa deve conceder um período de férias a cada empregado, sem prejuízo de sua remuneração. Assim, até 2 (dois) dias antes do início do respectivo período, deverá ser paga a remuneração devida na data da concessão das férias.

É facultado ao empregado converter 1/3 (um terço) do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário, no valor da remuneração que lhe seria devida nos dias correspondentes. Se esse for o caso, a empresa também terá até 2 (dois) dias antes do início do respectivo período de férias para o pagamento.

Também é preciso que a empresa respeite o prazo de, no mínimo, 30 (trinta) dias para comunicar ao empregado a data de concessão dasférias.

7 – Prazo para recolhimentos do INSS e do FGTS

Até o dia 20 (vinte) do mês seguinte àquele a que se refere a contribuição, a empresa deve recolher o valor das contribuições dos segurados empregados e trabalhadores avulsos a seu serviço para o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS.

Já o FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço deverá ser recolhido pela empresa até o dia 7 (sete) de cada mês e depositado em conta bancária vinculada.

Em ambos os casos, INSS e FGTS, se por qualquer motivo a data de vencimento não cair em dia útil, deverá ser feito o pagamento até o dia útil imediatamente anterior, ou seja, adianta-se o vencimento.

8 – Prazo para recolhimento da contribuição sindical do empregado

As empresas devem ainda descontar da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos profissionais.

9 – Prazo para pagamento das verbas rescisórias

Em caso de rescisão do contrato de trabalho, as empresas têm até o 1º dia útil após o término do contrato de trabalho, contando com oaviso prévio cumprido, para pagar as verbas rescisórias.

Se o aviso prévio não tiver sido cumprido, o prazo vai até o 10º dia após a notificação da demissão.

10 – Prazo para concessão do aviso prévio

Enfim, quanto ao aviso prévio, não havendo prazo estipulado, a parte que, sem justo motivo, quiser terminar o contrato deverá avisar a outra da sua decisão com a antecedência mínima de 8 (oito) dias, se o pagamento for efetuado por semana ou tempo inferior, ou de 30 (trinta) dias para quem recebe por quinzena ou mês, ou que tem mais de 12 (doze) meses de serviço.

É claro que fica evidente pela quantidade de prazos e pela diversidade de normas em que eles se encontram que a legislação brasileira é complexa e poderia ser simplificada para facilitar a organização dos processos internos nas empresas e contribuir, portanto, com o aumento da produtividade.

Daí a importância da modernização e da desburocratização trabalhista em um novo marco regulatório que privilegie a negociação, a segurança jurídica, a proteção dos trabalhadores e também a competitividade das empresas.

Afinal, as relações de trabalho hoje precisam conjugar tanto a sustentabilidade das empresas quanto o trabalho produtivo, gerando mais oportunidades e melhores condições de trabalho.